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崗位說明書

職位說明書(JOB DESCRIPTION BOOKLET)

  
  職位說明書是對企業崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度和考核評價內容給予的定義性說明。

分類

  職位說明書主要包括兩個部分:一是職位描述,主要對職位的工作內容進行概括,包括職位設置的目的、基本職責、組織圖、業績標準、工作權限等內容;二是職位的任職資格要求,主要對任職人員的標準和規范進行概括,包括該職位的行為標準,勝任職位所需的知識、技能、能 力、個性特征以及對人員的培訓需求等內容。職位說明書的這兩個部分并非簡單的羅列,而是通過客觀的內在邏輯形成一個完整的系統。

作用

  1.為招聘、錄用員工提供依據
  2.對員工進行目標管理
  3.是績效考核的基本依據
  4.為企業制定薪酬政策提供依據
  5.員工教育與培訓的依據
  6.為員工晉升與開發提供依據

構成

  職位說明書根據用途不同有各種不同的標準,通常使用的是內部管理用途的職位說明書,但是烽火獵聘公司根據招聘市場的特點,提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的:
  一、 職位名稱。例如,拿人力資源部門的經理來說,以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為經理。
  二、 部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部。
  三、 任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方,以示有效性。
  四、 直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方,以示有效性。
  五、 任職時間。任職時間也就是生效時間,一般也就是與勞動合同的時間一致。
  六、 任職條件。包括學歷要求,工作經驗要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式,熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。
  七、 下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。
  八、 溝通關系。一般分為外部與內部兩個層面。如HRM的內部溝通有分管副總經理,部門經理與員工。外部溝通有上級主管部門,所在城市人事勞動部門,各主要媒體或招聘網站,各主要培訓機構,應聘人員或同行,相關行業協會。
  九、 職位設置的目的。如HRM的職位目的為:根據公司戰略發展需求,設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策,激發員工潛力,開發人才,實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。
  十、 行政權限。指的是在公司所擁有的財務權限和行政審批權限等。
  十一、 工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方,所耗費的筆墨也最多。包括了職責范圍與負責程度,衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面:組織體系與制度;培訓;人事考核與績效評估;招聘;薪酬激勵政策;職位管理,部門管理與建設等等。
  十二、 能力要求與個性傾向與特征等。屬于個性化的東西,應該算是職位的修正要求吧。
  十三、 職業生涯發展規劃。包括職位關系與理論支持。職位關系又分為直接晉升的職位,相關轉換的職位,升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。

職位說明書編制要點

  職位說明書編制要點
  1、對職位的描述,不是任職者的現在工作
  2、不局限于現狀,著眼于組織設定崗位需要
  3、針對對崗位而不是人
  4、歸納而非羅列
  職位說明書一般用表單形式編制,通常分七大部分設計表單:
  1、基本信息:職位名稱,部門,直接上級,所屬下級,職責分析日期,編寫日期等;
  2、職位目的:對職位概述;
  3、職責和權限:分主要職責權限、相關職責權限和臨時性工作;
  4、工作關系:分內部關系和外部關系,包括聯系部門、人員;
  5、任職資格:包括教育水平、工作經驗、技能和水平、個性和品質等;
  6、考核指標,權重,薪資等級,職位發展方向;
  7、工作環境。

職責描述常見錯誤 

  職責描述中常見的主要錯誤情形有以下幾種:
  (1) 活動描述過多,看不出活動的真正結果。
  (2) 動詞不準確,無法反映該職位的工作過程和角色。
  (3) 只有結果,活動過程的描述卻很模糊。
  (4) 職位貢獻不是最終的結果(過程性結果的羅列)。
  (5) 各條的應負責任有相互排斥的內容。

職位說明書撰寫六大問題及解決對策

  一、部門職責分解不充分、不完全(在下屬職位中沒有得到充分的分解,部分職責沒有相關職位具體承擔)
  1、對部門所有職位職責進行匯總合并,與部門職責對比,然后明確責任職位進行填充;
  2、對同一部門職責,不同層級的職位可能擔負責任不一樣,必須進行分級詳細的描述;
  3、如是部門經理和業務口主管,請添加補充組織建設相關內容。
  二、工作領域的劃分不合理、不全面(某些職位從頭到尾只有一個領域,某些職位一條職責對應一個領域)
  1、準確理解職位主要職責;
  2、可參考部門工作領域對本職位進行劃分;
  3、如本職位是負責部門工作領域中的單個領域,請根據具體的職責用合并屬性同類項的方式進行領域劃分。
  三、職責描述不符合要求(不規范、不準確、不全面,有重復、交叉現象)
  1、請統一按“動詞+內容+目的”的方式進行規范、準確、全面地描述,做到無重復、無交叉,以利于體現職位價值和提取績能衡量指標。
  2、 “應負的職責及目的”是指做哪一類的事,這個職位負什么樣的責任,完成這項職責的目的是什么。
  四、職位概要描述不符合要求(不規范、不準確、不全面)
  1、準確理解職位主要職責;
  2、按要求描述;
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